BaseNet Funktionen
Sie wollen effizienter, flexibler und erfolgreicher arbeiten? Die Cloudsoftware von BaseNet ist die einzigartige Online-Gesamtlösung für Ihre Kanzlei. Als Marktführer in den Niederlanden gehen wir stets auf die Wünsche und Empfehlungen unserer Kunden ein und optimieren unser Kanzleimanagementsystem. Durch eine ausgezeichnete Verschlüsselung garantieren wir seit vielen Jahren Hunderten von Anwaltskanzleien einen sicheren Datenaustausch. Die wesentlichen Funktionen unseres Systems sind nachfolgend aufgelistet und detailliert beschrieben.
Aktenmanagement
BaseNet erleichtert Ihnen das Verwalten Ihrer Akten und Kontakte. Alle Ihre Dokumente werden mit Relationen und Akten/Projekten verknüpft und gespeichert. Möchten Sie beispielsweise nach einer E-Mail suchen, können Sie das System nach diesen zwei Anhaltspunkten durchsuchen: (1) Relationen und (2) Akten/Projekte. Darüber hinaus können Sie den vollständigen Verlauf anzeigen lassen.
Automatische Zeiterfassung
Egal, ob Sie eine E-Mail verfassen, einen Anruf tätigen oder einen Termin wahrnehmen, mit unserer automatischen Stoppuhr wird Ihre aufgewendete Zeit immer erfasst. So vergessen Sie nie mehr Ihre aufgewendete Zeit zu registrieren. Sie haben ebenso die Möglichkeit, Stunden manuell einzutragen. Wenn Sie unterwegs sind, können Sie Stunden direkt in der App registrieren oder die Termine aus Ihrem Kalender in Stunden umwandeln. Viele Anwälte erfassen mit unserer automatischen Stoppuhr deutlich mehr Stunden, als Sie es manuell täten. Profitieren Sie von einem weiteren Highlight unserer automatischen Zeiterfassung: Sie werden auf den Fristablauf Ihrer Aufgaben und Termin fristgerecht hingewiesen.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Customer-Relationship-Management (CRM), auch Kundenbeziehungsmanagement genannt, ist wesentlicher Teil unserer Software. Mithilfe unseres leistungsstarken CRM-Moduls verfügen Sie überall und jederzeit über dieselben Informationen. Anstatt aufwendiger Hardware-Einrichtung und besonderen Installationen benötigen Sie lediglich einen Computer mit einer Internetverbindung. Pflegen Sie den Kontakt zu Ihren Klienten und erweitern Sie Ihren Kundenstamm. In der sogenannten Relationsdatei können Sie eine Bandbreite an Informationen über den Klienten eintragen (Beruf, Abteilung, Relationsart, Adresse, Merkmalsgruppe, E-Mail-Adressen usw.). Eine besondere Funktion stellt die personalisierte Voreinstellung dar. Beim Versand eines Newsletters wird so eine vollständig personalisierte E-Mail an den Klienten versendet. Diese personalisierte Voreinstellung gilt auch für SMS und Briefe. Sie haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Relationsdaten nach Excel zu kopieren.
Dokumenten-Management-System (DMS)
Alle Versionen Ihrer Dokumente werden mit Ihren Relationen und Akten verlinkt. Dies ermöglicht ein zuverlässiges und äußerst schnelles Wiederfinden Ihrer Dokumente, wobei Sie ebenso nach dem Inhalt des Dokuments suchen können. Außerdem können Sie so den lückenlosen Verlauf der Dokumente einsehen. Mithilfe von der sicheren Teilen-Funktion (secure sharing) wird die Zusammenarbeit mit Ihren Kollegen, Vertragspartnern und Mandanten usw. deutlich vereinfacht. Wenn Sie das gemeinschaftliche Dokument-Bearbeiten anwenden, sieht Ihr Team alle stattfindenden Änderungen. Des Weiteren können Sie verschiedene Einsichtsebenen für ausgewählte Dokumente festlegen. Dies erlaubt Ihnen, den Zugang zu Dokumenten für bestimmte Benutzer einzugrenzen. Möchten Sie ein Dokument per E-Mail versenden, kann BaseNet dieses direkt in ein PDF konvertieren und der E-Mail-Nachricht anhängen.
Integrierte E-Mail-Lösung
E-Mails sind ein wichtiger Grundbaustein in der täglichen Arbeit eines Anwalts. Deshalb hat BaseNet eine einzigartige E-Mail-Lösung geschaffen, die vollständig in unserer Software integriert ist (im Gegensatz zu gebräuchlichen E-Mail-Anwendungen, wie Outlook). In BaseNet ist somit kein Microsoft Outlook-Add-In erforderlich. Aus diesem Grund ist das „Side-by-Side“-Design der BaseNet-Benutzerschnittstelle derart konfiguriert, dass es ein Leichtes ist, Ihre E-Mails mit einer Akte zu verlinken. Diese Verlinkung mit Akten und Relationen erfolgt fast automatisch. Zeitgleich verfolgt die automatische Stoppuhr, wieviel Zeit für die E-Mail benötigt wird und erfasst diese im System. Das System verhindert auch, dass E-Mails in einer Akte dupliziert werden (Dubletten Check). Außerdem erkennt das System automatisch, ob es sich bei einer E-Mail um eine Antwort-E-Mail eines Mandanten handelt. So können Sie diese E-Mail im Handumdrehen der zugehörigen Akte zuordnen.
Mobile App (iOS, Android)
Sie möchten flexibel von unterwegs aus arbeiten? Mit der BaseNet App für iOS (Apple) und Android arbeiten Sie noch effizienter und können beispielsweise von unterwegs aus E-Mails schreiben, Anrufe tätigen und Termine vereinbaren. Ihre aufgewendete Zeit wird anschließend automatisch erfasst. Die mobile App von BaseNet ermöglicht Ihnen den Zugriff auf Ihre Mandantendaten und Akteninformationen. Sie können Ihre Notizen, Anrufe, E-Mails, Aufgaben und Erinnerungen einsehen und von unterwegs aus bestimmten Mitarbeitern Aufgaben zuweisen oder Zeitpläne für eine Fristeinhaltung festlegen. Des Weiteren können Sie unsere App auch für eine zusätzliche Sicherheit bei der Anmeldung in BaseNet (two-factor authentification) verwenden.
